excel自帶甘特圖模板(Excel如何製作甘特圖)
甘特圖(Gantt chart)又稱為橫道圖、條狀圖(Bar chart)。其通過條狀圖來顯示專案,進度和其他時間相關的系統進展的內在關係隨著時間進展的情況。
甘特圖內在思想簡單,即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定專案的活動順序與持續時間。基本是一條線條圖,橫軸表示時間,縱軸表示活動(專案),線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。
它可以直觀地表明任務計劃在什麼時候進行,及實際進展與計劃要求的對比。管理者由此可便利地弄清一項任務(專案)還剩下哪些工作要做,並可評估工作進度。
如果專案不受其他因素影響,專案的所有資源都在這張圖裡。不管是專案管理還是產品開發,需要對工作進行規劃與安排,製作圖表就成了一項重要的工作。
那麼,如何才能讓你的圖表,看起來清晰又有創意呢?今天就和大家分享下如何快速搞定甘特圖,兩種方法,教給大家,包教包會,小白也能做美觀高效的甘特圖!尤其是第二種!
第一種:用Excel堆積柱形圖繪製
注:需要新版本的Excel(2016及以上),我用的是2019版的。
- 先提煉出專案各個資料:
小專案可以手動輸入資料,大一點的專案的話這樣做工作量太大,可以直接跳過看第二種方法
- 然後生成堆積柱形圖:
選中B、D、E三列(根據需要選即可),依次點選【插入】——【圖表】——【條形圖】——【堆積條形圖】
為了更直觀一些,我們把日期轉換成數字。在Excel中,其實日期也就是一串數字了,只要是數字那就能視覺化。
現在這個圖表看起來還不是甘特圖,彆著急,繼續操作:
單擊Y軸,右鍵座標軸格式,選擇逆序排列
看著還是不像,因為日期的數字太大了,所以在圖表上自動適應了橫座標。這時候需要把X軸的最小值調整一下。
單擊X軸右鍵,座標軸格式,輸入44562(目的是讓甘特圖能從第一天開始顯示)
注:Excel中,數字和日期是可以轉換的:44562就是2022年1月1日,44563就是1月2日,44564就是1月3日。
設定好最小值後,把藍色的柱形圖選擇無填充,讓它隱去,就得出了下面的柱形圖。
【單擊】圖表中藍色柱形圖部分選中——選擇【填充】——【無填充】
到這裡基本上合格了。不過專案管理是變動的,每天都會變動,這就涉及到了動態變化。
如果想要繼續優化,就需要增加兩個輔助列資料,【已完成天數】和【未完成天數】
然後通過函式公式計算這兩列的資料:
已完成天數:=IF(TODAY()-D2>E2,E2,MIN(E2,MAX(TODAY()-D2,0)))
未完成天數:=E2-F2
注:today()函式為日期函式,能直接提取當前系統的日期。這是讓甘特圖動態的關鍵。
選擇【專案計劃】和【開始日期】、【已完成天數】、【未完成天數】、【計劃天數】四個資料繼續生成堆積柱形圖。
重複上述操作:逆序、設定X軸最小值、藍色無填充。
基本上到這裡,甘特圖已經完成了,只剩下一些美化工作。
雖然用Excel能做出甘特圖,但是非常麻煩。專案小還好,專案大了光提煉資料這一項就得耗費很大的人力和時間成本,而且人工篩選還很容易出錯。
這時候就需要用到第二種方法了!
第二種:用簡道雲儀表盤製作甘特圖
先給大家看一下效果:
同樣用例項展示:以會議室預約為例進行一個甘特圖的製作。
大家可以從這個模板進去跟著一起操練:會議管理
1.設計表單並錄入資料
- 先設計如圖所示的會議室預約表單(和上面Excel中提煉資料同樣的原理,不過不用人工錄入),直接釋出給成員,成員根據需要填寫表單,進行會議室預約 。
預約的資料如下圖所示:
2. 在儀表盤中新增甘特圖
- 然後在簡道雲首頁點選新建「儀表盤」:
- 修改儀表盤名稱(就是專案名稱)——點選【資料元件】——【甘特圖】,選擇剛剛設計好的【會議室預約】表單。
- 同樣修改甘特圖名稱——點選下方的【資料獲取許可權】——選擇 【使用成員對資料來源表單的許可權】。然後設定維度和起止時間、排序規則等,按下圖步驟設定甘特圖。
- 在右側功能配置面板上可以對甘特圖進行縮放等級、資料標籤等設定。
3. 釋出儀表盤
- 就三步,動態甘特圖已經制作好了,回到儀表盤設計介面,點選右上角【釋出】,將儀表盤釋出給成員,只有被髮布的成員才能看到該儀表盤。
4. 效果演示
被髮布的成員點選儀表盤,可以看到剛剛設定的甘特圖,並使用甘特圖。 具有相關許可權的成員可以:
點選檢視預約詳情
點選右上角新增資料
右下角調整甘特圖縮放比例
怎麼樣,是不是很方便,而且製作出的甘特圖也很好看,還能實時動態展示。最主要的是所有的資料都來自於員工各自填寫,系統自動錄入調取,節省了很大的時間和人力成本,準確性也大大提高!
工欲善其事,必先利其器。作為一名合格PM,兵器庫裡怎麼可以沒有甘特圖?