低配效果

在對員工的工資表進行篩選資料時，使用“篩選”功能對多個篩選條件逐一進行篩選，這種篩選資料比較麻煩；其次，篩選後序號不連續，對於分析滿足條件的資訊的數量不能直觀地顯示。

       

升級版

根據點評進一步修改表格並使用“高階”功能，首先使用SUBTOTAL函式對序號進行連續處理，保證篩選資料後序號是連續的；其次使用“高階”功能可以進行自定義多條件篩選，可以更好地篩選出想要的資料。

總監看了小張製作的工資表，覺得很有進步，部門經理王總作為業界資深文案，也給予了肯定，表示可以好好培養。

做出有篩選功能的統計表是多麼方便，那麼接下來職場君就來介紹一下如何製作——

設定連續的序號

使用篩選功能時，可以發現篩選資料後會隱藏部分行，從而導致序號不連續。使用序號的作用是可以清楚地檢視資訊的數量。下面介紹使用SUBTOTAL函式讓序號連續。

第一步、開啟“員工基本工資表.xlsx”工作表，選中A2單元格，然後輸入“=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1”公式，按Enter鍵確認。

       

第一步

第二步、選中A2單元格，將游標移至該單元格的右下角，當游標變為黑色十字時向下拖曳至A23單元格，完成公式的填充，可見按連續的序號進行排列。

       

第二步

第三步、保持該單元格區域為選中狀態，按Ctrl 1組合鍵，開啟“設定單元格格式”對話方塊，在“數字”選項卡中選擇“自定義”選項，在“型別”文字框中輸入“000”，單擊“確定”按鈕。

       

第三步

第四步、返回工作表中，檢視設定序號的效果。其中SUBTOTAL函式的第一個引數為3，表示包含隱藏值，當應用篩選功能時，序號會自動連續排序。

       

第四步

tips：設定隱藏行時序號連續

1.通過以上操作，如果隱藏部分行，則序號還是不連續的，如隱藏第5行，可見在序號中003後顯示005。如何設定隱藏行後序號仍然是連續的呢？在任務2中學習了SUBTOTAL函式的應用，第一個引數為103時表示忽略隱藏值，所以對函式進行修改即可。

       

1

2.選中A2單元格並按F2功能鍵，公式為可編輯狀態，然後將第一個引數3修改為103按Enter鍵確認，然後將公式向下填充至A23單元格。

       

2

3.再次隱藏第5行，可見序號是連續的。

       

3

多條件篩選資料

當需要對資料進行多條件的篩選時，可以使用“高階”功能進行準確、快速篩選。在本案例中需要篩選出性別為男，基本工資大於2500，崗位津貼大於800的資料資訊。

第一步、開啟“員工基本工資表.xlsx”工作表，在F25:H26單元格區域輸入需要篩選的條件。在輸入條件時，需要注意條件區域的專案必須和表格的專案一致，否則不能篩選出結果。

       

第一步

第二步、然後選擇表格內任意單元格，切換至“資料”選項卡，單擊“排序和篩選”選項組中“高階”按鈕。

       

第二步

第三步、開啟“高階篩選”對話方塊，可見在“列表區域”文字框中顯示A1:I23單元格區域，然後單擊“條件區域”右側摺疊按鈕，返回工作表中選擇條件區域F25:H26單元格區域。

       

第三步

第四步、單擊摺疊按鈕返回“高階篩選”對話方塊，保持其他選項為預設狀態，單擊“確定”按鈕。

       

第四步

第五步、返回工作表中，可見在資料區域篩選出滿足條件的資料資訊，而且序號為連續顯示。

       

第五步

tips：將篩選結果複製到指定位置

本案例篩選的結果是在原資料區域中顯示，也可以根據需要將篩選結果複製到指定位置，而原資料區域不變。返回到步驟4中，在“高階篩選”對話方塊中選中“將篩選結果複製到其他位置”單選按鈕，然後設定條件區域，再次單擊“複製到”摺疊按鈕，選擇A29單元格，單擊“確定”按鈕。

       

複製到指定位置

返回工作表中，可見篩選的結果複製到A29單元格處，原資料區域內容不變，但序號是原序號，不是連續的。

       

不是連續

滿足其中一個條件的篩選

應用“高階”功能篩選出滿足所有條件的資料，使用者也可以根據需要篩選出只滿足其中一個條件的資料，也就是各條件之間是“或”關係，下面介紹具體操作方法。

步驟一、開啟“員工基本工資表.xlsx”工作表，在F25:H28單元格區域輸入篩選條件。在輸入條件時要注意，各條件要在不同的行輸入。

       

步驟一

步驟二、選中表格內任意單元格，切換至“資料”選項卡，單擊“排序和篩選”選項組中“高階”按鈕。

       

步驟二

步驟三、開啟“高階篩選”對話方塊，在“列表區域”文字框中顯示A1:I23單元格區域，單擊“條件區域”右側摺疊按鈕，返回工作表中選中F25:H28單元格區域。

       

步驟三

步驟四、返回“高階篩選”對話方塊，單擊“確定”按鈕。返回工作表中，可見篩選出只需要滿足設定條件的其中一條的所有資料。

刪除表格中的重複項

在表格中輸入大量資料時，難免會出現重複輸入資料，此時使用者可以使用“高階”功能將重複的資料刪除，下面介紹具體操作方法。

步驟一、開啟“員工基本資訊表.xlsx”工作簿，可見在“員工基本資訊表”工作表中總共顯示24條資料。切換至“刪除重複項”工作表，選中A1單元格，單擊“高階”按鈕。

       

步驟一

步驟二、 開啟“高階篩選”對話方塊，單擊“列表區域”右側摺疊按鈕，在“員工基本資訊表”工作表中選中A1:I24單元格區域。

       

步驟三

步驟三、 再次單擊摺疊按鈕，返回“高階篩選”對話方塊，選中“將篩選結果複製到其他位置”單選按鈕，單擊“複製到”右側摺疊按鈕，在“刪除重複項”工作表中選中A1單元格，返回上級對話方塊，並勾選“選擇不重複的記錄”覈取方塊。

       

步驟三

步驟四、單擊“確定”按鈕，即可在“刪除重複項”工作表中A1單元格處顯示刪除重複的資料後的效果，可見顯示資料為23條，即刪除一條重複的資料。

       

步驟四

篩選出兩個表格中的重複值

使用“高階”功能不但可以刪除重複的資料，還可以將兩個表格中重複的資料篩選出來，下面介紹篩選出兩個表格中的重複值的操作方法。

步驟一、 開啟“篩選出表格中的重複資料.xlsx”工作表，選中“銷售一組”表格中任意單元格，然後單擊“排序和篩選”選項組中“高階”按鈕。

       

步驟一

步驟二、開啟“高階篩選”對話方塊，在“方式”選項區域中選中“將篩選結果複製到其他位置”單選按鈕，設定“列表區域”為A2:B10。

       

步驟二

步驟三、然後單擊“條件區域”摺疊按鈕，選擇D2:E10單元格區域。單擊“複製到”摺疊按鈕，在工作表中選擇A12單元格，設定完成後單擊“確定”按鈕。

       

步驟三

步驟四、返回工作表中，可見在A12單元格處將兩個表格中重複的資料篩選出來。

       

步驟四

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