工作中提高效率的方法（高效工作的方法和工具）
在職場中，把工作“做快”確實是一項非常重要的技能。
大部分人的工作都屬於結果導向型，在工作時間內，產出更多的價值，更高的績效，就有機會收穫更豐厚的回報，也能得到更大的成就感和價值肯定。
想要提升工作效率，並不單指做好時間管理，擠出更多的時間做更多的工作。而是以更高的效率和質量完成工作，或者直切要點，一舉解決工作上的問題。
所以在工具、技巧和方法中，小帆將技巧和方法放到了最前，其次是工具。因為技巧和方法是需要學習，培養實踐的。而工具能否發揮作用，主要取決於使用者。
工作技巧：
1、工作計劃和工作總結
這點很多人提到，工作計劃和工作總結確實是高效工作的基礎。將自己每天/周/月/年的計劃排好，一是不容易遺漏，二是個人對於工作內容也能有清晰全面的認識，可以更直觀分清輕、重、緩、急。
至於工作總結的價值，一是自己可以快速瞭解工作成果和需要改進提升的地方，二是在彙報和覆盤的環節中，可以快速根據自己的工作總結，提煉出彙報和覆盤的要點。
2、工作分類，確定優先順序
列出工作計劃後，就是將工作分類，並確定優先順序。
艾森豪威爾矩陣（Eisenhower Matrix）方法可能比較有用。
艾森豪威爾矩陣是一種工具，以 1953 年至 1961 年美國總統德懷特·艾森豪威爾 (Dwight D. Eisenhower) 的名字命名，指根據任務的緊迫性和重要性對任務進行優先順序排序。
艾森豪威爾矩陣的原則是：最緊急和最重要的任務現在就應該完成，而那些不屬於這個類別的任務，可以安排在以後，或委託給別人，或直接刪除。
3、明確個人習慣和界限
在工作中，每個人都有自己的工作習慣。例如，必須長時間專注於某項工作才能高效完成，此時就可以提前準備好適合工作的環境，並提前準備好相應的計劃，例如提前把瑣碎事務處理好，臨時安排其他不重要的任務，向同事溝通，尋求理解和幫助。
當然，想要做到這點，前提條件是團隊氛圍融洽，同事們願意自發互幫互助，這也要求你有良好的人際交流能力。
4、時刻做好緊急預案
工作時難免遇到措手不及的任務安排，面對這種情況，最好的應對方法就是提前準備好預案和計劃。一旦緊急任務釋出，可以用最快的速度安排時間和人手去完成，做到遇事不急，遊刃有餘。
5、解決真正需要解決的問題
每一個職場人都遇到過這樣的問題：在皮毛小事上花費了巨大的時間，而核心的東西，卻花時間很少。
其實工作效率都是有上限的，在掌握工作技能、提升工作技巧到一定程度後，也很難再進一步提高工作效率。
這個階段，工作的目標應當變成如何解決真正需要解決、值得解決的問題。判斷真正需要解決的問題，是需要足夠的經驗積累和洞察力才能做到的。
例如在乙方企業工作時，就不能只是機械地完成表面下發的工作，而應該嘗試挖掘客戶的真正需求。
更有甚者，成熟的職場人會透過現象看本質，他們無需解決問題，只要找出關鍵成因並解決，很多問題就可迎刃而解。
藉此，我們也可以給需要解決的問題分類。
一是“插曲類”問題，例如其他部門找你要些資料，這類問題非常瑣碎，但不需要多大精力，可以交給別人完成。
二是“困難”問題，這類問題花費時間多、困難度高，但沒有太多價值，必須用最少的時間完成。
三就是“高淨值”問題，這類問題重要性強，需要花費很多時間和精力，想解決這類問題，必須要用到我上面提到的洞察力，以及“透過現象看本質”。
6、結構化思維方式
結構化思維是指在思考分析解決問題時，以一定的正規化、流程順序進行，首先以假設為先導，對問題進行正確的界定，假設並羅列問題構成的要素，其次對要素進行合理分類，排除非關鍵分類，對重點分類進行分析，尋找對策，制訂行動計劃。
在職場中，結構化思維是一項非常值得掌握的技能。掌握結構化思維，能夠條理清晰，重點突出地制定計劃、方案，有效地安排好學習與工作，有條不紊地處理各種複雜問題。
訓練自己的結構化思維，大概可以分為三個步驟：分析目標——資源分析——制訂計劃。其中可以用到一些經典的分析模型。
- PEST分析法
PEST分析是指巨集觀環境的分析。巨集觀環境又稱一般環境，是指一切影響行業和企業的巨集觀因素。PEST指政治（Political）、經濟（Economic）、社會（Social）和技術（Technological）這四大類影響企業的主要外部環境因素。
- SWOT分析法
SWOT分析，即基於內外部競爭環境和競爭條件下的態勢分析，就是將與研究物件密切相關的各種主要內部和外部因素等，列舉出來加以分析，助於企業競爭戰略制定。SWOT指優勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機會（Opportunities）和威脅（Threats）。
- MECE分析法
MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互獨立，完全窮盡”。也就是對於一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，並解決問題的方法。
- 3C戰略三角模型
3C戰略三角模型（3C's Strategic Triangle Model）即公司自身（Corporation）、公司顧客（Customer）和競爭對手（Competitor）。制定任何企業經營戰略時，都必須考慮這三個因素。
- 波特五力模型
波特五力模型是邁克爾·波特（Michael Porter）於20世紀80年代初提出。他認為行業中存在著決定競爭規模和程度的五種力量，這五種力量綜合起來影響著產業的吸引力以及現有企業的競爭戰略決策。五種力量分別為同行業內現有競爭者的競爭能力、潛在競爭者進入的能力、替代品的替代能力、供應商的討價還價能力與購買者的議價能力。
7、注意勞逸結合
每日工作時間不可能100%保持高效工作，這是幾乎所有職場人達成的“共識”。因此在工作中，應把握好工作節奏，長時間攻克難度較高的工作後，應適當轉換狀態，做一些輕鬆，不費腦的工作，做到鬆緊有度。
工作方法：
1、時間管理：GTD工作法
美國著名的時間管理大師戴維·艾倫在《搞定》（原名為Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）一書中提出的GTD（Getting Things Done）工作法如今已經成了時間管理的一個專有名詞。
GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然後整理安排並使自己一一去執行。GTD的五個核心原則是：收集（collect/capture）、處理（process/clarify）、組織（organize）、回顧（review/reflect）、執行（do/engage）。
GTD成功執行的關鍵在於：養成收集的習慣——確定下一步計劃——關注結果。
2、時間管理：番茄工作法
番茄工作法是一種更加簡單易行的時間管理方法。
使用番茄工作法的步驟為：選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後進行短暫休息一下（5分鐘左右），然後再開始下一個番茄。每4個番茄時段多休息一會兒。
番茄工作法可以細化工作流程和目標，幫助你養成規律性的工作習慣，提升每個時間段內的專注度，併產生緊迫感，激勵自己按時按質完成預設目標。
當然，我們的工作環境並不一定能如此理想。因此也可以自行制定更加適合你自己的時間管理方式，只要注意三點原則：計劃、專注和時間把控。
3、質量管理：PDCA迴圈
PDCA迴圈是美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的。PDCA迴圈的含義是將質量管理分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和 Act（處理）。這一工作方法已成為企業管理各項工作的一般規律。
PDCA模式的應用，可以幫助我們養成規劃——執行——思考和改進的良性習慣，對我們提高日常工作的效率也有很大的益處。
4、目標管理：SMART原則
SMART原則，即Specific（具體的）、Measurable（可以衡量的）、Attainable（可以達到的）、Relevant（與其他目標具有一定的相關性）、Time-bound（有明確的截止期限），原用於績效目標設定，現也用於員工個人工作方法。SMART原則把個人需求與組織目標結合起來，強調重視工作成果。
其次，也有一些專業介紹工作方法的書籍可以推薦：
- 《深度工作》
作者: [美] 卡爾·紐波特
出版社: 江西人民出版社
原作名: Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World
麻省理工學院計算機博士卡爾·紐波特，創立了“深度工作”的概念，其含義為在無干擾的狀態下進行專注的職業活動，使個人的認知能力達到極限。
全書共分為兩部分：第一部分中，作者從神經科學、心理學、哲學等角度，客觀地分析了在新經濟形勢下實現深度工作的重要性。第二部分則系統地傳授了在日常生活中踐行深度工作的具體策略，如將深度工作納入日常工作程序、提高大腦的深度思維能力、遠離社交網路等。
《包郵 深度工作：如何有效使用每一點腦力 職場成功勵志書籍 後浪》【摘要 書評 試讀】- 京東圖書
- 《高效能人士的七個習慣》
作者: [美] 史蒂芬·柯維
出版社: 中國青年出版社
原作名: The 7 Habits of Highly Effective People
史蒂芬·柯維（Stephen R. Covey）是美國著名管理學大師，他提出的這七個習慣分別為：積極主動（個人領域）、以終為始（個人領域）、要事第一（個人領域）、雙贏思維、知彼解己、統合綜效、不斷更新。
《高效能人士的七個習慣（30週年紀念版）（全新增訂版）》([美]史蒂芬·柯維)【摘要 書評 試讀】- 京東圖書
- 《卓有成效的管理者》
作者: [美] 彼得·德魯克
出版社: 機械工業出版社
原作名: The Effective Executive
彼得·德魯克（Peter F. Drucker），現代管理大師，被尊為“現代管理之父”。
關於管理者，在書中德魯克認為，在一個現代組織裡，每一位知識工作者如果能夠由於他的職位和知識，對該組織負有貢獻的責任，因而能實質地影響該組織的經營及達成成果的能力者，就是一位管理者。“所謂有效性，就是使能力和知識的資源，能夠產生更多更好成果的一段手段。”
作為一名“管理者”，如何養成一種“有效性”的方式，德魯克給予五點啟示：合理地使用時間，重視對外界的貢獻，善於利用所有的長處，集中精力於某些重要的領域，決策的有效性。
《卓有成效的管理者 55週年新譯本 附贈京東定製視覺導圖 價值1000元的學習包》([美]彼得·德魯克（Peter F.Drucker）)【摘要 書評 試讀】- 京東圖書
- 《效率腦科學》
作者: [美]戴維•羅克
出版社: 圖靈｜人民郵電出版社
原作名: Your Brain at Work: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long
非常有趣的一本書，精選14個高頻工作場景，運用四幕劇故事形式介紹腦科學知識，以大腦喜歡的方式，告訴你如何用腦科學提升工作效率，幫你科學利用時間，合理分配腦力，輕鬆高效工作。
《效率腦科學 卓有成效地完成每一項工作（圖靈出品）》([美]戴維·羅克（David Rock）)【摘要 書評 試讀】- 京東圖書
- 《金字塔原理》
作者: [美]芭芭拉•明託
出版社: 南海出版公司
麥肯錫經典培訓教材。金字塔原理簡單來說就是，任何事情都可以歸納出一箇中心論點，而此中心論點可由三至七個論據支援，這些一級論據本身也可以是個論點，被二級的三至七個論據支援，如此延伸，狀如金字塔。
《【正版包郵】金字塔原理1 2 大全集 思考、表達和解決問題的邏輯 實用訓練手冊 麥肯錫經典培訓教材》【摘要 書評 試讀】- 京東圖書
工作工具：
除了掌握技巧和方法外，也要善用工具。
工具可分為兩類，一是提升效率類，很多東西能用工具解決的，就不需要太多人力。
其次是習慣培養類，工具能幫助我們掌握工作技能和方法，養成工作習慣，並鞏固使用。
1、線上協作文件
相信大家都有這樣的經歷，辛辛苦苦弄好的文件忘記儲存，或者突然電腦出了問題，文件閃退，白費功夫。又或者有一些臨時的細微修改要求，還要開電腦調整，非常麻煩。
隨著資訊科技的發展，協作文件的使用頻率越來越高，線上文件可以線上編輯、自動儲存、自由匯出，PC移動端都能用，便捷度提升很多。
企業也越來越多地使用這些線上文件，保障資訊資料安全的同時，也進一步提升內部員工協作效率。
使用較多的線上協作文件有騰訊文件、石墨文件等，釘釘、飛書這類辦公軟體上也有線上協作文件功能。
2、Everything
voidtools
一款便捷的小型工具，可以快速搜尋到電腦上的任意檔案，特別適合電腦檔案又多又亂的同學使用。但養成桌面檔案定期清理的習慣也是不可或缺的。
3、PDF轉換
https://smallpdf.com/
PDF文件編輯不便，因此大家都想將PDF進行格式轉換。免費PDF轉word、PPT軟體的個人推薦smallpdf，每天可免費轉換兩個檔案，轉換質量比較高。
4、圖片處理工具
Canva：套用模板快速做圖，不會設計也能做出好看的海報和圖片。
草料二維碼：二維碼快速處理
免費無版權圖片
Pexels： 免費素材圖片
Piqsels： www.piqsels.com
5、傳圖識字小程式
拍照或上傳圖片就能提取圖片中的文字，對提取出的文字可進行復制、編輯、翻譯等，準確度高，可快速完成文字提取。最關鍵的是，功能幾乎全部免費，就是會被迫看一些廣告。
6、幕布
幕布是做大綱和思維導圖的工具，強調結構和邏輯，可以幫你把工作做得更職業化，更有條理。
7、得帆雲
近年來企業內部也在越來越多地嘗試數字化軟體和工具。
數字化工具能幫助大家構建新的工作方式，利用資料進行決策，利用技術創造價值。同時，數字化的工作方式能統一化、規範化工作流程，推動工作效率提升。
得帆雲就是一款使用效果極佳的數字化工具。
得帆雲多年深耕企業數字化轉型，服務兼具專業性和先進性。低程式碼視覺化的特點降低了業務系統搭建的人工成本，縮短了開發週期。企業業務人員也能完成簡單搭建，並快速完成系統更新維護和需求變化導致的二次開發，滿足企業不同階段的數字化需求，從而保障企業的長期競爭力。
以CRM系統為例，銷售可以檢視個人客戶列表中的已成交客戶和潛在客戶，對於不合適的客戶，除了將其退回公海，也批量轉移給其他同事。同時也能實時生成資料，分析客戶情況。