電腦檔案怎麼管理方便（文件管理流程及方法）
在資訊科技的影響下，辦公逐漸倡導無紙化、電子化，越來越多的檔案會儲存在電腦裡。雖然這確實便利，但也出現了下面這些讓人「頭痛」的問題：
- 想找一個檔案卻不知道放在哪裡
- 想到家裡辦公，卻忘記拷貝檔案
- 檔案更新後，卻找不到之前的版本
……
對於這些問題，其實都能稱之為「缺乏檔案管理」。那如何解決它呢？
今天，就跟大家講講如何通過 WPS，零門檻上手檔案管理，快速找到想要的檔案。
01
檔案管理的四個重點
電腦中浩如煙海的檔案，也逐漸讓「檔案管理」成為了一門大學問，很多人會基於實際場景需求，總結出屬於各種各樣的方法和習慣。
但事實上，都離不開以下 4 點：
下面我們將結合上圖提及的 4 點，為大家解構如何用 WPS 實現初步的檔案管理。
02
善用高效的首頁，解決備份和同步
在 WPS 2019 中，全新的首頁有著「最近開啟、個人中心」2 個快捷欄，它們將幫助你快速上手最基礎的檔案管理。
如若將文件備份至 雲文件，那麼便能充分發揮檔案管理功能。
給檔案加星標
如果需要經常開啟一些檔案，你可以選中已上傳到雲文件的檔案，右鍵單擊選擇「新增星標」。
新增後，便能直接在首頁「最近開啟」的 ⭐️星標中快速開啟，不需要再花費時間尋找。
（新增好星標後，便能在左側「星標」找到檔案）
敲重點！給檔案新增「星標」的行為，將會自動備份到 WPS 賬號之中。
也就意味著，無論你換到任何電腦、手機，只要登入同一賬號，便能直接快速檢視、編輯，解決重要檔案不知道放哪裡的煩惱。
（手機上，點選上方的星標也能檢視）
實時同步的資料夾管理
在 WPS「雲文件」中，你可以直接新建資料夾，並支援將檔案移動至資料夾中，方便直接對檔案進行分類。
而這些管理好的資料夾，將會儲存至 WPS 賬號；即便切換至不同裝置，也將保持一致。
以我自身工作為例，我可以將工作分為多個不同方向的文件，即便臨時有事，也能在路上/ 在家裡直接登入 WPS 檢視、編輯，不再受限於公司辦公電腦。
值得一提的是，不同裝置間開啟過的文件，WPS 「雲文件」會建立一個以裝置名稱命名的資料夾自動加密備份，防止意外退出導致檔案丟失，也進一步實現跨裝置辦公。
你可以點選 WPS 左側的「雲文件」，可看到資料夾「我的裝置」，點選便能看到不同裝置的子資料夾。
此外，WPS 2019 還支援給資料夾建立快捷訪問方式——常用。
僅需在雲文件中，右鍵單擊資料夾，選擇「固定到常用」後，該資料夾便能在首頁面板中快速訪問。
（即便切換裝置，登入賬號後，該設定也能同步）
02
用雲文件，解決繁瑣的命名
對於絕大多數使用者而言，檔案管理的難點是「檔案命名」，而更大的難點則是對同一個檔案、不同版本的命名。
比如說：我們編輯好一份文件後，總會需要經過給領導同事檢查，接著再根據修改意見反覆修改、反覆檢查......
這種時候，對這類檔案的命名方式便會影響到後續查詢（有時候自己本人也會分不清！！）
但如果你選擇使用 WPS 雲文件，那麼便不會存在上述的問題了，因為給同一檔案、不同版本的命名已經用更科學的辦法「歷史版本」解決了。
你不再需要反覆儲存文件，直接就能根據修改意見進行編輯，WPS 雲文件都將會自動記錄編輯的時間、儲存的版本、編輯人。
（點選雲文件的任一檔案，即可看到「歷史版本」）
更酷的是，檔案的所有版本點選皆可預覽，也支援直接匯出、恢復。不需要對檔案重複命名，WPS 雲文件「歷史版本」就能自動幫你搞定！
（100 個版本，也能完全備份儲存）
03
快速搜尋、分類搜尋，皆可快速搞定
檔案管理的目的，便是在需要時能夠快速搜尋定位。WPS 自帶的功能中也能輕鬆實現。
用「搜尋框」搞定快速搜尋
在快速搜尋方面，WPS 2019 首頁提供了搜尋框功能。使用者搜尋檔名稱，即可快速找到檔案及所在的位置。
倘若將檔案備份至 雲文件，WPS 會員使用者還能使用「全文檢索」功能，僅需在搜尋框中輸入關鍵詞，不僅能快速找到相關的檔名稱，還能看到文件正文內容中含有關鍵詞的檔案。
具體如下圖所示：
分類搜尋善用「篩選」
辦公檔案格式十分多樣，常見的有文件、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便使用者快速對文件進行分類查詢，WPS 2019 提供了「篩選」功能。
僅需在首頁中點選「篩選」，即可讓檔案以不同的格式進行排列：
最後，我們來總結下，在 WPS 中開啟「雲文件」功能，便可充分實踐檔案管理的 4 點要領：
- 備份和同步：善用星標、雲文件資料夾
- 合理命名：使用雲文件的「歷史版本」
- 快速搜尋：使用首頁「搜尋框」快速定位
- 分類搜尋：善用首頁的「篩選」
……
今天的文章就到此結束啦~如果你還沒有良好的檔案管理習慣，那麼建議你使用 WPS 2019 的上述功能，杜絕再出現關鍵時刻找不到檔案的狀況。