Excel表格轉Word亂的方法

2023-03-14 05:40:34

哈嘍各位小夥伴們大家好，失蹤人口小言迴歸啦~

因為各種原因導致本人一直拖更，為了能夠為大家持續帶來有用的內容輸出，我之後呢也會盡量保障一週有1~2篇文章的產出。

更文型別：辦公軟體的操作小技巧、各類資源推薦分享、本人實際學習過程中的經驗輸出等，如果你感興趣，記得持續關注哦~

話不多說，開始今天的辦公軟體操作技巧分享。

情景再現

領導要求實習生小藏根據後臺匯出的Excel題庫將其整理為Word/PDF題庫文件，以便整理為電子版文件供考生進行列印練習。

實習生小藏拿到之後一看，洋洋灑灑上千條題目，全堆在一個個單元格內，看著就頭大！

急急忙忙開始百度找文件格式轉換器，用了各類軟體處理，勉強交工，最後被領導直接打回來重做！

讓我們來看看小藏究竟犯了什麼錯~

Excel原格式：

實習生小藏交的文件格式：

老闆想要的文件格式：

對比不可謂不明顯，接下來我們就按照要求的模板格式逐一分解操作步驟，保障高效率高質量的完成工作任務。

任務拆解

1.每道題加題號

2.答案設定前新增“【答案】”註釋字樣，增加可讀性

3.解析設定前新增“【解析】”註釋字樣，增加可讀性

4.每道題之間換行

5.選項A、B、C、D換行

第一步：新增題號

操作方法：首先在源Excel文件中插入一列，標題命名為：題號，並輸入序號，下拉題號依次遞增，如圖：第一列即為新增的題號列

操作步驟1：分別選中答案設定和解析列，滑鼠右擊，設定單元格格式，或者使用快捷鍵ctrl 1，快速開啟

操作步驟2：點選自定義——型別中輸入"【答案】"@，點選確定

注意：雙引號為英文狀態下的半形雙引號

操作步驟2：解析列與答案設定列執行相同的操作，如果為執行結果

如果我們專為Word之後每道題換行均需要手工挨個換行，工作量很大，那我們可以在Excel中批量新增空行，表格格式轉換後即可自動實現各題之間空行。

操作步驟1：複製第一列題號，並貼上至對應列的最下方，保證有均有兩個對應的題號

ctrl A，全選，點選資料——自動篩選，即設定表格為篩選模式

點選題號——升序，即可實現間隔插入空行

選中題號、題幹、選項、答案、解析列，複製（CTRL C）至Word中，呈現形式仍然為表格，選中表格——點選插入——表格——表格轉換為文字——段落標記——確定

文字初步展現形式：

繼續操作：批量刪除多餘空行

滑鼠拖動確定各題目之間有幾行多餘空行，快捷鍵Ctrl F，查詢替換

說明：^p代表段落標記，在查詢替換按鈕的查詢中輸入^p，替換中什麼也不輸入，點選全部替換，文件中的所有回車將都會被取消，其中^p的個數表示多餘空行的個數。

同理，CTRL F快捷鍵，替換——輸入查詢內容——替換為^p 選項——全部替換，如圖操作，即表示對該選項進行全文件換行操作

針對轉換後的文件格式進行字型、字號、多餘字元的刪除完善，標齊題號和題目~最終文件結果展示

上述的工作任務基本就算完成了，操作不難，重點需要耐心和使用快捷鍵等批量操作的技巧，以達到節省時間提高效率的目的。

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