機關公文格式設定規範方法

公務員吧 2019-02-12 16:27:00

本方法根據《黨政機關公文格式國家標準》（GB/T9704-2012）制定。具體內容如下：

一、辦公軟體要求

適用於微軟OFFICE—WORD文書處理軟體。

二、頁面設定

1.選擇“檔案”——“頁面設定”選擇“頁邊距”附籤，上：3.7釐米，下：3.5釐米，左：2.8釐米，右：2.6釐米。

2.選擇“紙張”附籤，“紙張大小”設成“A4”。

3.選擇“版式”附籤，將“頁首和頁尾”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”，“頁尾”設定成“2.5釐米”。

4.選擇“文件網格”附籤，“字型設定”，“中文字型”設定為“仿宋”；“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕。

5.進入“文件網格”附籤，選中“指定行網格和字元網格”，將“每行”設定成“28”個字元；“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號仿宋體為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

三、插入頁號

1.選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設定為“頁面底端（頁尾）”，“對齊方式”設定為“外側”。

2.然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定為－１－，－２－，－３－顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。

3.雙擊頁碼，選中頁碼（包括左右兩條短線），將頁碼字號設定成“四號”；字型為宋體的阿拉伯數字；奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。

四、文號製作

1.平行文或下行文號：文號——三號仿宋、居中顯示，編排在發文機關標識下空二行位置。

2.上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字型；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離，編排在發文機關標識下空二行位置。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將游標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

五、公文正文排版

製作公文正文內容：正文內容根據實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟體中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：

1.標 題——2號小標宋字型，居中顯示，編排於紅色分隔線下空二行位置。

2.主送機關——3號仿宋字型，居左頂格，冒號使用全形方式，編排於標題下空一行位置。

3.正 文——3號仿宋字型。

4．文種結構層次——依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 標註。一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體，三級和四級和正文一樣用3號仿宋。

5.附件——是正文內容的組成部分。3號仿宋字型，在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字後標全形冒號和附件名稱，附件名稱後不標註標點符號。

6.發文機關署名——3號仿宋字型，距最後一行正文內容3個空行放置，以成文日期為準居中編排。

7.成文日期——3號仿宋字型，發文機關下方右空4個字格編排。

8.印章——加蓋端正，以成文日期中心為準，印章下端壓成文日期。

注：公文正文排版內容請參照“信函格式檔案示意圖”理解。

六、版記製作

1.選擇“表格”——“插入”——“表格”，設定“列數”為1，“行數”為2。

2.選中表格，單擊滑鼠右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設定為“居中”。

3.然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”視窗中將每行的下線選中，豎線取消；同時，設定第一行和最後一行下線的寬度為1½磅，中間一行下線寬度為½磅，點選“確定”。

4.進入“表格屬性”——“列”附籤，設定指定寬度為15.6釐米，點選確定。

5.在製作成功的表格第一行，輸入主送單位、抄送單位，用4號仿宋體字，編排在印發機關和印發日期之上一行，左右各空一字編排，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個抄送機關名稱後標句號；表格第二行，輸入印發機關、印發日期，用4號仿宋體字，印發機關左空一字，印發日期右空一字後加“印發”二字。

注：因現行的規範是要求公文雙面列印的，因此公文的最後一頁必定是偶數頁，也就是如果公文在奇數頁完結，則要版記排在背面的偶數頁，否則背面偶數頁空白，不是一個整體。

七、列印設定

機關公文列印採用雙面印刷，左側裝訂，現有大部分列印裝置只具備單面列印功能，請按以下步驟設定文字列印。

1.選擇“檔案”——“列印”——“列印（R）”，設定奇數頁，點選“確定”。

2.將列印完畢的奇數頁檔案，空白背面按順序疊放，放置列印裝置送紙盒。

3. 選擇“檔案”——“列印”——“列印（R）”，設定偶數頁，點選“確定”。

上述版面設定方法是擬製各種公文的前提條件，也是“套打”輸出紅標頭檔案首頁的基礎。為便於理解，後附公文格式圖解說明，請參照學習。

附：機關正式公文格式圖解