如何使用Excel管理專案?
1. 什麼是複雜問題？
複雜問題需要很多道工序，涉及到與多個人進行溝通，人的注意力沒法持續關注，導致很容易忘掉很多重要步驟。像這種問題就要用到專案管理工具，在重要的節點上，來檢查自己是否遺漏了重要的環節。
比如手裡總有十好幾個工作任務同時在跑，手忙腳亂應付不了總是在懷疑人生；除了要完成領導佈置的工作任務外，還要和其他部門各種溝通對接，微信群裡時不時傳來不斷變化的需求……每天恨不得25小時都在工作，可工作進度還是難以把控，經常延誤，到底怎麼辦呢？
有人會說用專門的專案管理軟體來管理多個工作任務就好了，但是你還得花時間去適應各種專案管理軟體。你的時間有限，沒有時間學習多餘的東西。
最重要的一點是，別人很有可能打不開你發的工作檔案。因為不是所有人的電腦裡都安裝了這個軟體。
如果用 Excel來做那就簡單多了，因為每個職場人的電腦裡都有Excel，幾乎人人都會用，可以極大地提高工作效率。最重要的是，Excel簡單容易上手，不需要你花太多時間就可以掌握。
這時候我們就可以使用Excel來做專案管理裡常用的甘特圖。
2. 什麼是甘特圖呢？
甘特圖是以提出者甘特先生的名字命名的。橫軸表示時間，縱軸表示專案裡各個任務。通過條狀圖來顯示專案裡各個任務隨著時間進展的完成情況。
3. 什麼是專案管理文件？
很多創業公司其實是沒有專案經理的，通常是一個技術人員就作為某專案的負責人。
這部分我會通過一個實戰案例，教會你如何使用Excel來繪製甘特圖，從而來管理專案，並自動生成專案進度報表。
我們可以根據專案需求用Excel做下面的專案管理文件。
圖片裡的序號對應l專案管理文件分為三部分：
1）專案計劃表
用於記錄專案各個任務模組，以及對應的負責人，開始時間，專案週期這些資料。
2）甘特圖
通過甘特圖可以清晰的看到各個任務的完成進度。
3）專案分析
專案圖表分析部分是根據專案計劃資料自動生成的，並不需要人為額外更新，最大程度上減少了人員工作量。
這部分主要是為了方便全域性看到專案資訊和人員任務安排資訊，幫助最大化利用人員時間和效率，降低資源浪費
每週你可以把專案進度文件發給各個相關的人員，每個人可以看到整體專案的進度，和各自當前的工作任務。跟CEO彙報也一目瞭然。
整個文件做起來難度並不是很大，做完之後能夠多次重複使用，大大的提升了使用的愉悅度和效率。
下面我教你如何用Excel做出這樣的專案管理文件。
4. 如何用Excel做甘特圖？
1）如何製作專案計劃表？
在Excel中錄入專案分解也就是各個任務的名稱，負責人，開始時間，需要天數這些資料。
上圖中紅框裡的內容是增加的幾個輔助列，裡面的資料是利用Excel裡的函式計算出來的，這裡看不懂也沒關係。我會在最後把這個專案文件發出來，你可以直接使用我給的專案文件。
如果你想深入學習Excel的函式功能，我也會在最後給出一個補充學習的資料，補充學習下就可以。
我這裡簡單解釋一下這幾個輔助列是怎麼計算出來的。
輔助列截止時間裡的值等於開始時間加上需要天數；
已完成天數裡的today()函式為當天日期，裡面當天日期和開始日期計算出已完成天數；
未完成天數等於需要天數減去已完成天數
這樣我們就把專案計劃表做好了。輔助列裡的資料會根據你其他列的值動態變化，不需要再手動去填寫。
2）甘特圖如何製作？
第1步，按住ctrl鍵選中專案分解，已完成天數，未完成天數這幾列
第2步，選擇插入選單欄下的堆積條形圖，就得到了下面圖片中的甘特圖
第3步，選中圖表，點選滑鼠右鍵，選擇“選擇資料”按鈕
第4步，在彈出的對話方塊中選擇新增，出現下面圖片中的對話方塊
第5步，在系列名稱中選擇計劃表中的開始時間列名。在系列值中選擇開始時間這一列的資料。就把開始時間作為橫軸加到甘特圖裡了。
第6步，我們把開始時間移動到最前面，就可以看到我們圖表中的綠色條形就是開始時間。
下面我們繼續優化圖表。
第7步，我們設定座標軸。
選擇縱軸，滑鼠右鍵選擇“設定座標軸格式”，在彈出的對話方塊中選擇“逆序類別”，我們看到縱軸安裝任務順序排列好了，橫軸開始時間也移動到了最上方。
我們看到橫軸時間比較亂，下面圖片我們繼續設定橫軸時間。
選中橫軸，滑鼠右鍵選擇“設定座標軸格式”，在彈出的對話方塊裡最小值設定為計劃表開始時間的最小日期，輸入日期後按回車鍵。最大值設定為計劃表截止日期裡的最大日期。
設定好後我們就看到了下圖的效果。
我們將綠色條形的地方選中，選擇無填充，讓它隱去，就得到了甘特圖。然後再做一些圖表的細節優化處理，就可以讓甘特圖更好看了。
3）管理文件的第3部分專案分析如何做？
預計總天數，已完成天數，未完成天數，對之前的計劃表列做加法就可以得到。
然後插入餅狀圖就可以得到專案完成進度。
對計劃表做資料透視表，就可以得到專案人員工作量的柱狀圖。
5. 模板下載
前面我們學習了面對複雜問題，如何使用Excel製作甘特圖和自動報表來推進專案進度。
我希望你也能親自跟著前面的步驟實踐一遍。