電腦檔案過多如何整理(怎麼有效的整理電腦檔案)
有人問過我,檔案那麼多,也學了各種不同的管理方式,但總感覺真正要找檔案的時候,非常吃力,有沒有辦法能夠一勞永逸解決這個問題?
不管是電腦儲存的還是同步到網盤的檔案,找起來都是一件非常耗時的事情。相同名字或者不同版本的檔案太多,很多時候找出來的檔案不是自己想要的那個。
現在我的百度網盤檔案1507G,堅果雲檔案74G,有幾十萬個檔案,一開始要找檔案的時候,確實會有些困難,後來在慢慢搜尋過程中,形成了一些系統化搜尋的習慣,而且根據實際的搜尋情況來調整檔案分類方式和命名規則。持續搜尋,讓搜尋的系統越來越完善。
讓檔案為人服務。
不是為了表面的好看,而是為了想到就能找到,找到就能用到。從一開始純粹的儲存檔案為目的,到要真正發揮檔案的價值,不要在找這些檔案過程中浪費時間,消磨耐心。
建立「主題資料夾」
《如何閱讀一本書》對閱讀分了四個層次:基礎閱讀、檢視閱讀、分析閱讀、主題閱讀。建立個人知識體系,大多數都會推薦第四個層次的主題閱讀,而建立檔案管理體系的時候,也同樣如此,可以建一個「主題資料夾」。
主題資料夾就是把與之相關的內容集中在同一個資料夾。
比如,我在開設一門新課程的時候,首先會新建XMind思維導圖,接著會做Keynote簡報,修改JPG格式的的海報,寫逐字稿的Word文件,錄製成MOV格式的視訊。這樣的話,我就會產生五種不同格式的檔案,這些檔案在開始建立的時候,被分散到不同的儲存位置。等課程錄製完畢之後,我會把他們放在同一個資料夾,進行編號排序,分類存放。
同一主題的事情,儘量集中在同一資料夾處理。零零碎碎的想法就可以串聯在一起,利於從整體上把握與這個主題相關的事情。對主題進行整理,做一個系統分類,下次需要開新課程的時候,就將這個架構複製貼上到新的課程中。
一個主題,一次整理,長期受益。
主題資料夾的誕生,讓人不再集中在某一個檔案或者某一種格式,而是擴充套件到更大的檔案單位——資料夾。
建立不同主題的資料夾,讓不同主題的資料夾構成一個個不同的專案,為後續搭建完善的檔案體系做好準備。這樣的話,檔案管理起來就簡單多了。
主題搜尋
對於不同主題的資料夾,把命名方式規範化,優化資料夾名字,把資料夾的名字作為關鍵詞搜尋的核心方式。
搜尋的第一屬性,從資料夾開始。
不管是堅果雲本身搜尋體系,還是第三方搜尋軟體Alfred,不輸入特定的檔案格式情況下,首先搜尋出來的是資料夾名字。
我的電腦中各式各樣的檔案非常多,但如果從主題資料夾的角度來看的話,不同主題的內容並不多,將不同的內容歸屬到不同的主題中,範圍就被縮小了,從更大的分類處理檔案,會讓檔案管理變得簡單。
當不同主題的資料夾集中在一起的時候,還可以用一個關鍵詞連線,比如,我不同的課程,可以把它合併到「課程開發」,這四個字,就是使不同課程連線的關鍵詞。這樣,會讓所有不同的課程都歸到同一個地方,讓不同課程之間產生更多的聯絡。
獨立的一個個檔案組成不同的主題,一個個不同的主題構成不同的專案,多個不同的專案就能組成一個檔案管理體系。
檔案與檔案之間存在聯絡,不再侷限於某一個單獨檔案的眼光去看待檔案的管理體系,這樣就簡單多了。