電子發票必須儲存電子檔嗎（電子發票需要留存電子檔嗎）

1、為什麼要存檔？

財會[2020]6號 《財政部 國家檔案局關於規範電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》明確規定：

單位以電子會計憑證的紙質列印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時儲存列印該紙質件的電子會計憑證。

《關於在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》（國家稅務總局公告2020年第22號）規定：納稅人以電子發票（含電子專票和電子普票）報銷入賬歸檔的，按照《財政部 國家檔案局關於規範電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）的規定執行。

2、存檔到底需要存什麼？

儲存列印該紙質件的電子會計憑證。

通俗來說就是從銷售方開票系統開具出來的電子發票的原始檔，目前電子發票原件只有兩種檔案格式：pdf格式和ofd格式。

注意：下列這些”發票原件“不是電子發票原件：

將ofd轉成pdf檔案儲存的pdf檔案；

將電子發票原件截圖儲存成圖片的檔案；

直接通過拍攝電腦螢幕生成的照片檔案；

拍攝列印出來的電子發票紙質檔案的照片檔案；

將上述照片檔案儲存成pdf、ofd等文件格式儲存的檔案。

3、目前存檔的方式有哪幾類？

已建立電子檔案管理系統的單位：

這種企業多數都已經採用了無紙化報銷流程，可以通過企業的無紙化報銷系統，並按《企業電子檔案歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發〔2015〕4號）建立電子檔案管理系統的單位可以通過報銷系統進行歸集和存檔。

未建立電子檔案管理系統的單位：

這類企業在處理電子發票報銷的時候，大多都是採用列印報銷的方式進行報銷，按照規定這類單位需要企業參照《企業電子檔案歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發〔2015〕4號）對電子發票原件進行存檔管理，這類企業往往就需要財務部門自己想辦法解決。對於電子發票列印報銷，除了要解決電子發票存檔的問題，還需要解決重複列印報銷以及發票真偽驗證的問題，而最常見的方式就是Excel臺賬加財務自己建立資料夾儲存電子發票原件的方式。

4、常用的存檔方式的問題

常用的採用自己建立資料夾儲存方式主要存在幾個問題：

原件的收集麻煩，原件分散在報銷人員手上，在報銷時需要傳給會計，郵箱，或者微信等發給會計，會計動下載並逐一開啟確認是否合規，然後規範命名並下載到指定目錄。

查驗麻煩：需要找某張發票時，只能先通過報銷臺賬（手工登記的Excel臺賬）查詢他的報銷記錄，然後再一級一級的開啟對應的電子發票存檔目錄進行搜尋查詢。

不安全：電子裝置隨時可能壞掉，複雜的辦公室區域網網路環境隨時都可能導致辛苦儲存的電子檔案灰飛煙滅。

面對堆疊如山的電子發票列印報銷件，如此的存檔再加上電子發票的查重和真偽查驗，大概財務人員都會崩潰吧。

當然，你可以這樣做：

使用【電子發票查重工具】，掃描發票二維碼就可以識別發票基本資訊，完成查重；配置了驗證真偽功能，可以在查重的同時驗證真偽；將識別出來的發票資訊提交，系統會自動生成臺賬儲存。

而且針對於國家要求的原件歸檔，他也能夠解決！使用員工版，或者會計直接原件識別，可以在獲得基本資訊的同時，將發票原件一同儲存到臺賬裡面，臺賬可以匯出到本地。原件跟臺賬記錄一一對應，檢視方便，點選發票記錄後面的附件，可以直接開啟對應電子原件，操作簡單，介面簡潔明瞭，再也不用擔心臺賬混亂查詢麻煩的問題了！

匯出到本地的臺賬丟失了？沒關係！系統自動生成的臺賬是加密分佈儲存在雲端資料庫中的，安全性完全可以放心，支援多次匯出，下載到本地臺賬如果丟失了，還可以再次從資料庫裡面下載！

一步操作，同時可以解決查重、驗真、歸檔三大難題！