董事會會議詳細流程（董事會是做什麼的）

全球企業每年召開董事會會議不計其數，包括重要董事會會議、日常董事會會議以及董事會專門委員會會議等類別。在董事會會議籌備的過程中，直到會議開始前的最後一秒，會議檔案的內容都可能還需要更改，籌備會議的董祕或者祕書，需要立即更新檔案並重新列印成紙質檔案，分發給參會人員。如果部分董事身在海外，無法傳遞紙質檔案，就只能依靠電子郵件的形式來分發會議檔案了，但無法保證通過電子郵件分發檔案的安全性。

由此可見，傳統的董事會會議，從會前籌備到會後整理，整個過程困難重重，麻煩不斷。隨著技術不斷升級發展，很多企業開始利用會前會後董事雲來召開董事會會議，藉助現代化工具和手段，實現更成熟完善、更高效便捷、更先進智慧的董事會會議。

下面我們一起來看，一場真正的董事會會議是什麼樣子的，企業如何通過會前會後董事雲，實現董事會會議轉型的？

會前籌備階段

1. 上傳會議檔案

通過會前會後董事雲管理後臺下發會議通知，設定會議時間、地點等基本資訊，同時可以設定會議議程，上傳每個議程對應的會議檔案。檔案格式支援PowerPoint、excel、word，還有txt、pdf和img檔案等主要辦公格式。

在會議開始前的最後一秒，也能隨時修改檔案，隨時上傳更新，實時同步到董事會成員應用端，十分方便。

2. 新增主辦人、協作者、參會人員

在後臺，可為會議新增主辦人、協作者及與會人員。

協作者在會議釋出前，可與會議主辦人共同準備議程和會議檔案，可使用管理網站存取這個會議的資料，但不能在會前會後應用程式上查閱這個會議。

協作者可以看到所有議題和檔案，也可以設定只能看到其負責的議題及檔案。

3. 檔案及使用者許可權

可為所有參會董事設定檔案的瀏覽及下載許可權，也可以設定議程的瀏覽許可權，控制議程的標題不顯示給受限使用者，全力保障了會議檔案及議程的安全。在董事會檔案的保護上，除了設定檔案及使用者的許可權，會前會後董事雲還提供檔案水印、操作痕跡跟蹤、裝置丟失一鍵刪除資料等安全舉措，還能為企業提供獨立的私有化部署，為董事會檔案創造至高安全環境。

4. 參會董事提前瀏覽檔案

當會議通知下發後，參會董事可在應用端收到通知。可提前瀏覽會議檔案並做私人批註，做好充足的會議準備。如果董事在出差途中，或者碰到網路不好的情況，也能夠離線瀏覽並批註檔案。

會中進行階段

1. 安裝應用程式

無論手機、平板，還是Windows端，都必須安裝會前會後董事雲應用程式，參會人員通過應用程式加入會議，無需登入網頁後臺。網頁後臺只供董祕、祕書等會議籌備人員進行會議管理。

對於參會人員用什麼裝置登入應用程式最安全，是使用公用的會議室裝置還是私人裝置？會前會後採取了很多安全措施，不管用什麼裝置進行登入，都是安全的。

2. 登入應用程式

會前會後董事雲應用程式不但提供密碼登入形式，還可以使用指紋和人臉登入。

3. 統計出席情況

在會前會後董事雲後臺，可以實時看到會議出席情況；在應用端也能看到當前誰線上，實時掌握出席董事情況。

4. 邀請其他參會人員

當會議已經開始時，會議主辦人依然可以邀請其他使用者參加會議。只需在應用端輸入被邀請者的郵件地址，一鍵傳送。被邀請者就會收到從伺服器端發來的帶有加入會議連結的郵件邀請。

5. 檔案及批註同步

電子演示稿實時同屏，主講人批註也能同步共享，會議具有高互動性。參會董事可以做共享或私人批註，共享批註對會議所有與會者可見，私人註釋只有批註的作者可見。無論董事身在何地，都能夠實現會議檔案的同步瀏覽和批註，十分方便。

6. “一鍵更換主講人”功能

會議中，如果需要更換主講人，可以一鍵傳遞角色。其他參會的董事也可以“申請發言”成為主講人。

7. 電子籤功能

董事會成員可直接在需要簽字的檔案上進行電子簽字，如果檔案有修改，重新上傳即可。省去了傳統會議中列印並輪流交由董事簽字的流程，更方便高效。

8. 投票表決功能

在後臺可針對議題新增投票表決，設定記名/不記名投票。在會議召開時，董事會成員可直接進行投票。操作簡單，投票結果直觀呈現。投票結束後，後臺自動生成每位董事的投票匯總頁，讓參會董事針對本次會議所有投票結果電子簽字確認，確保結果真實有效。

9. 專案分配功能

會議進行階段，董事會成員可針對某項會議議題新增“專案跟進”，設定專案負責人、完成時間、到期提醒等資訊，一鍵向被指派專案的負責人傳送郵件通知，快速發起任務。操作簡便，任務分配權責分明。

會後整理階段

1. 一鍵匯出會議紀要

在會議結束後，後臺可一鍵生成會議紀要，選擇需要在紀要中顯示的投票、表決、筆記等資訊，一鍵匯出即可。會議紀要模板可自主設定。

2. 一鍵匯出會議檔案包

將所有電子版會議檔案和資料，包括會議前資料性材料、會議期間形成的決議檔案等，保留材料上會議批註，全部打包歸攏整理成pdf檔案，一鍵匯出到桌面或者“檔案庫”中，下載及列印十分方便。

3. 檢視已召開會議

即使會議已結束，董事仍然可以檢視歷屆會議資料以及所有註釋。

4. 檔案庫

作為安全成熟的共享檔案儲存庫，在會議結束後，可直接將會議檔案匯入檔案庫，實現會議檔案共享，方便董事隨時隨地線上檢索並查閱。管理員平時也可隨時在其中上傳並管理與董事有關的報告、資料等檔案資料，有效幫助董事全面瞭解行業發展動態和企業經營管理情況。同時作為可信任的董事會單一資訊來源，避免了多方資訊來源誤導董事會決策。

5. 問卷調查

有的公司每月都會向各個部門傳送郵件，統計更新人員資料。利用會前會後“問卷調查”功能，可以獲取並匯出反饋資訊，實現資訊收集與更新的目的。

董事會成員大多年齡較大，對電子裝置不熟悉。會前會後董事雲介面直觀簡潔，易於使用。會前會後團隊也可以為他們提供一對一的支援，幫助他們解決困難。總的來說，會前會後董事雲已經成為企業董事會完善工作模式、提高工作效率必不可少的工具！

截至目前，會前會後已在全球100多個國家備受信賴，遍佈歐洲、亞太地區、美洲、非洲和中東地區。客戶包括各國政府、富時100強公司、財富500強公司、教育行業、金融機構、非盈利組織等。