怎樣把檔案隱藏（如何將檔案隱藏起來）

在企業經營過程中，總會出現一些涉及商業機密或其他重要敏感問題的電子檔案。這些檔案通常僅供部分高階別的領導人員查閱和使用，而對一般員工來說，這些檔案不僅不能用，最好都不知道有這些檔案的存在。

“不知道檔案的存在”這一操作如何實現呢？

最簡單的方法就是單獨建立“重要檔案組”，把所有重要檔案都存放在組裡。

如果是重要度沒那麼強，或者不適合為這些重要檔案單獨建組，在分配許可權時，可使用“資料夾禁止許可權”。

以上兩種方法都適用於多可文件管理系統和多可檔案管理系統的使用者。

而如果您使用的是多可知識管理系統，那麼還可以考慮採用“檔案密級”這項知識管理系統獨有的功能。

下面簡單介紹一下這三種方法：

方法一 建立重要檔案組

您可以在系統內建立一個獨立的組，專門用來存放重要檔案。這就如同對這批重要檔案進行隔離，能簡單粗暴但有效的把重要檔案和非重要檔案隔離開來。

您只需要：

1、建組；

2、在組下建立資料夾；

3、通過組授權方式給相關人員授權。

以後所有上傳的檔案都始終只有授權了的人才能看到。其他無關人員因為不在這個組裡，看不到這個組，因此根本不可能知道、不可能接觸到、更不可能使用這些檔案。

隔離始終是最有效的手段，對流行病的防控是這樣，對重要檔案的保管來說也是一樣。

   

圖例1：重要檔案組

方法二 設定資料夾禁止許可權

對於非企業級別的重要檔案，比如那些部門級別的重要檔案，可採用在部門下建立重要資料夾的辦法來隔離檔案。只是在組下建立這樣的資料夾時，要小心許可權的分配。因為設定了組的許可權，也就等於對組下的所有資料夾進行了許可權設定。

要想讓組下存放重要檔案的資料夾對組內的某些使用者遮蔽，可以搭配使用“資料夾禁止許可權”。

方法是：

1、建立重要資料夾；

2、選擇該資料夾；

3、從資料夾選單中調出“禁止許可權”；

4、選擇需要遮蔽的使用者；

5、選擇禁止資料夾列表，系統會隨之同時禁止該資料夾下的檔案列表。

這樣被遮蔽的使用者再次登入系統後，會完全看不到這個資料夾，就好象這個資料夾完全不存在一樣。

   

圖例2：為演示組的Demo資料夾設定禁止資料夾許可權

方法三 啟用檔案密級

檔案密級作為多可知識管理系統獨有的一項功能，在設定檔案重要度上十分簡單好用。

說它簡單好用是相對於上述第二種方法而言。啟用檔案密級後，不需要在組下建立單獨存放重要檔案的資料夾，也不用使用禁止許可權，即使重要檔案和非重要檔案混放在同一資料夾下也不怕。

用此方法來隱藏重要檔案的操作就兩步：

1、設定使用者密級；

2、上傳檔案時選定檔案密級。

這裡的操作重點是事先判定並設定好使用者的密級，決定哪些使用者可以接觸重要檔案，哪些使用者只能接觸不重要的檔案。在上傳檔案時，選擇檔案的密級程度。檔案上傳後，系統會自動根據各成員的密級程度，來決定是否對其顯示該檔案。

   

圖例3：給使用者設定相應的密級

多可知識管理系統自帶四種密級：絕密、機密、祕密、非密。四種密級相當於四種不同的檔案重要度。被設定了密級級別的使用者只能接觸同級別和低階別的檔案，而不能接觸高階別的檔案。

以上圖圖例3為例，假設一份檔案的密級被設定為絕密，那就只有密級為“絕密”級別的使用者總經理才能接觸到這份檔案，密級為機密、祕密的經理們、員工們根本不會知道有這份檔案，更別提級別最低的非密使用者小明瞭。對這些使用者來說，這份絕密檔案就像隱形一樣。

以上就是我們今天介紹的三種方式，他們都能讓敏感、重要、涉密檔案在多可系統中成功隱形，您可以根據企業具體情況靈活選用。