excel怎麼做圖表分析（EXCEL怎麼繪製圖表）

2023-06-06 07:10:44

俗話說：“文不如表，表不如圖”，充分說明了圖表的重要性，特別是在分析多而繁雜的人事資料時，圖表備受 HR 的喜愛。

但要想製作的圖表更專業，需要掌握如下圖所示的一些技巧來提高圖表的整體效果。

01、甩掉傾斜標籤

當文字標籤太長，圖表寬度不夠時，經常會導致圖表標籤傾斜，就像下圖所示的圖表一樣。

專業的圖表一般不允許出現這種情況。

當遇到這種情況時，可以在分類標籤文字中間加上換行符號，這樣在圖表中的文字標籤就可以換行。

方法是：將滑鼠游標定位到單元格文字需要換行的位置，按【Alt Enter】組合鍵即可，效果如下圖所示。

為文字新增換行符和為單元格設定自動換行是有區別的，要讓圖表中的分類標籤文字多行顯示，則是在文字中間插入強制換行符。

另外，還可以將柱形圖更改為條形圖，如下圖所示。

在餅圖中，很多時候圖例都是多餘的，可以用類別名稱來代替，這樣會使圖表顯得更簡潔、直觀。

如左下圖所示，選擇圖表中的圖例，按【Delete】鍵刪除，然後新增資料標籤，將類別名稱和資料直接新增到餅圖上，顯示會更直觀，效果如右下圖所示。

要刪除圖例中的單個圖例，可以先選擇整個圖例，再單擊要刪除的某個系列的圖例，按【Delete】鍵即可。

在 Excel 圖表中，座標軸是一個非常重要的元素，但很少有人對座標軸的數字格式進行設定。

其實，要想使製作的圖表更專業，座標軸數字格式的設定也不容忽略。

使用圖表對人事資料進行分析時，經常需要在如下圖所示的幾種情況下為座標軸設定數字格式。

如下圖所示的圖表座標軸中帶有負值，雖然負值的資料條使用了紅色進行表示，但座標軸中刻度值的負值並不明顯，這也導致圖表整體效果不夠直觀。

負數一般用帶負號（-）的紅色文字表示，當圖表座標軸帶有負值時，座標軸中的負值也需要使用紅色文字顯示，這樣使圖表更直觀。

例如，在對各部門月初和月末增加、減少人數進行分析時，就涉及負數，通過設定座標軸的數字格式，讓座標軸和圖表中的負值用帶負號的紅色文字顯示，具體操作步驟如下。

步驟 01

選擇圖表中的縱座標軸並右擊，在彈出的快捷選單中選擇【設定座標軸格式】命令，開啟【設定座標軸格式】任務窗格。

在【座標軸選項】中展開【數字】選項，在【類別】下拉選單中選擇【數字】選項，將【小數位數】設定為【0】，將負數的顯示格式設定為【 - 1,234】，在【格式程式碼】文字框中將顯示該數字格式的程式碼，如下圖所示。

設定座標軸數字格式的方法與在【設定單元格格式】對話方塊【數字】選項卡中設定數字格式的方法相同，且數字格式的程式碼也相同。

步驟 02

選擇橫座標軸，在【座標軸選項】中展開【標籤】選項，將【標籤位置】設定為【低】，這樣橫座標標籤就不會與負值的資料系列重疊，如下圖所示。

在 Excel 中製作的圖表，其縱座標間隔都是預設的，但預設的間距不一定是需要的。

如果縱座標軸的數值間距太小，顯示的數字刻度堆積在一起，會顯得不美觀，如左下圖所示。

因此，可以根據需要對座標軸間距進行調整，如右下圖所示為調整後的效果。

使用組合圖分析資料時，經常會涉及雙座標軸，如左下圖所示的圖表就是採用的雙座標軸。

左側為主要縱座標軸，有 5 個刻度，右側為次要縱座標軸，有 8 個刻度，由於次要縱座標軸的刻度、網格線與主要縱座標軸的刻度不對等，因此導致圖表的雙座標軸不對稱，這種情況是不允許的，需要調整縱座標軸刻度與主要縱座標軸的刻度單位使其對稱，調整後的效果如右下圖所示。

突出關鍵資料點，是指通過更改單個資料點的填充顏色、新增資料標籤等方式來突出顯示關鍵的資料，使人們一眼就能看出圖表中想要強調的資料資訊，特別適用於各個資料點之間的數值大小變化不明顯的圖表。

如從左下圖所示的圖表中可以看出，各資料點之間的數值大小變化不大，很難一眼看出最大值。

這時可以將最大值的數值填充為其他顏色，並新增資料標籤，使圖表中的最大值一目瞭然，如右下圖所示。

圖表標題說明這是一張關於什麼資料的圖表，因此，圖表標題一定不能少。

當圖表只是為展示資料狀況時，可以擬定一個概括性標題，如左下圖所示的“各部門人數所佔比例”。

但是，如果圖表是為了展示一個結論或強調一個觀點，標題也必須與之對應。

如右下圖所示，圖表的目的是強調銷售部人數所佔比例，因此，標題內容隨之發生改變，這樣在觀看圖表時就能一目瞭然。

在使用折線圖時，常常需要同時體現多項資料的趨勢。

當資料專案較多時，就意味著一張折線圖中有多條趨勢線，線條之間相互影響，導致圖表資訊讀取困難。

這種情況，就需要將折線圖拆分為多張，避免各種線條“糾結”在一起。如下圖所示就是將一張折線圖表拆分為多張折線圖表後的效果。

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