word最實用技巧（word文件小技巧）

2023-06-20 03:11:36

今天為大家整理幾個Word高手都喜歡用的小技巧，大家看看平時你會用幾個？

1 新建文件

要新建一個Word文件有很多的方法，比如單擊【檔案】-【新建】-【空白文件】；再比如在【快速訪問工具欄】中單擊【新建】命令；再比如對現有的文件複製後再貼上……

但是，Word高手使用頻率最高的方法卻是……

相信有很多Word小白都遇到過這樣的情況：新建文件後輸入文字、排版……做了好長時間後，突然遇到斷電、電腦宕機、軟體崩潰……然後，然後找個地方哭一會兒去吧

首先，Word高手總是習慣將Word軟體的自動儲存時間間隔設定在5分鐘左右，設定方法是，單擊【檔案】-【選項】，然後按下圖所示步驟設定：

其次，Word高手每當做完一部分設定操作後，總會習慣的按一下【儲存】快捷鍵——【Ctrl S】，這個操作祕笈每個Word高手都牢記在心，並早已內化為一種習慣性行為！

除了上面所說的兩個快捷鍵，還有開啟【Ctrl O】、列印【Ctrl P】、複製【Ctrl C】、剪下【Ctrl X】、貼上【Ctrl V】等快捷鍵。

對這些操作頻率非常高的快捷鍵，一定要在日常工作中嘗試使用，用的多了，自然就記住了。

另外，Word高手在做複製與貼上操作時，還喜歡一個操作，那就是【選擇性貼上】：單擊【開始】-【貼上】-【選擇性貼上選項】

這一操作還有更快捷的方法，那就是在執行了【複製】操作後，直接在目標位置單擊滑鼠右鍵，在彈出的快捷選單中選擇相對應的貼上選項。

Word會根據不同的複製內容，自動調整選擇性貼上選項命令，勤快的你趕緊去動手試試吧！

文件標題要居中對齊、落款要靠右對齊，你是不是一直在用使用按空格鍵的方法來調整文字對齊？如果真是這樣，那可真就OUT嘍！

Word有專門的對齊命令供我們使用，快速高效不說，還可以避免使用空格對齊不精準的毛病。

如果再配上快捷鍵，那個帥氣勁兒就別提啦！

在漢語環境排版中，每一段落都要縮排兩個字元，而對於小白來說，這一操作還是習慣使用空格來完成（很不幸空格再一次中槍555……）

正確的姿勢應該是，在【段落】對話方塊中設定【首行縮排】值為2字元，而且在設定了首行縮排的段落中，按回車另起一段時，新段落會自動繼承上一段落的格式與屬性。

如果文件中的文字內容較多，適當拉開段落間的距離，會讓文件看上去更清爽，讓閱讀者閱讀起來更舒服。相信有太多小白使用者會使用【Enter】鍵來來調整段落間距，甚至會用來調整每一行的間距！

如果真是這樣，那可真的就太OUT啦！來看看高手怎麼做吧：

當然，這些操作同樣也可以使用快捷鍵來實現哦！（先來試試【Ctrl 1】【Ctrl 2】和【Ctrl 5】吧！）

在編輯長文件的時候，你是不是經常需要在文件中跳來跳去？你是不是在拼命的滾動滑鼠滾輪？如果真是這樣，那趕緊開啟導航窗格吧！

在使用了標題樣式或者大綱級別的文件中，只需要輕輕單擊導航窗格中的標題，即可快速跳轉到目標位置，相當的快捷！

在錄入文件時，當文字填滿一頁後，Word會自動將游標跳轉到下一頁。但是，當錄入沒有滿一頁但又想另一頁時，你會怎麼做呢？

你會不會狂按【Enter】鍵來換頁呢？

其實，要按頁，只需要在按【Enter】鍵之前再多按一個鍵就可以啦——【Ctrl Enter】

相信大家對上圖這個樣式功能組都會覺得眼熟，在【開始】選項卡中，樣式這一個功能組就佔了大綱1/2的位置，這足以說明它的重要性！

但是，又有多少人壓根就不知道【樣式】是用來做什麼的？又有多少人從來就沒有使用過它？

如果你不會使用樣式功能，那絕對不算不上Word高手！

關於樣式的一些基礎知識，請大家移步：Word樣式的三種修改方法，如何修改內建標題樣式？

太多小白玩家覺得，Word排版最頭痛的有兩個，一個是製作文件目錄，一個是設定頁首、頁尾和頁碼。這裡我們只說目錄，相信有不少人都曾在文件排好後手工錄入目錄。當文件修改後，還需要對目錄中的頁碼一個一個的手動修改，有沒有要崩潰的感覺？

其實，生成自動化目錄是Word的看家本領：

當然，要順利生成自動化的目錄，文件中的內容需要具備兩個條件，一是文件應用了內建的標題樣式，二是文件中的標題段落設定了大綱級別，二者必備其一。