如何管理圖紙和文件的各個歷史版本?

在做圖紙繪製或辦公文件建立和使用的前後，會需要把圖紙或文件發給其的同事校正或發給領導圈閱稽覈，這過程中就會涉及圖紙的編輯修改和批註，往復幾次，產生多個圖紙版本。如果只是儲存了最後版本，那麼在需要檢視其他版本時，就已經不可能了。需要把之前所有版本都分別儲存下來了才行，多份圖紙和檔案的版本管理起來是相對麻煩的。

圖紙歷史版本的管理是為讓工作人員進行資料追溯、參考和版本複用，讓工作人員知道圖紙或文件與之前相比具體做了改動。

那麼如何管理圖紙和文件的各個歷史版本？

我們可以藉助專門的圖紙文件版本管理工具，記錄下每次編輯變更後的圖紙版本，形成版本清晰的版本列表和對應的版本號，方便使用者以後的查詢和使用，例如彩虹EDM圖紙管理軟體，實現各版本資訊的快速檢視使用。

一、版本整合管理讓查詢使用更方便

在彩虹EDM企業圖紙管理軟體中，在圖紙檔案列表只呈現正在使用的有效版本，而以往的各個歷史版本可在管理中的“歷史版本”找到，不必另存於其他資料夾。在有許可權的前提下各個版本都可直接開啟檢視，且可以進行版本比較，兩個版本不同的地方以紅色呈現，讓使用者更好地瞭解到具體改動的是什麼位置。

二、版本資訊檢視和有效版本確認

在【歷史版本】面板中，我們可以看到所有的版本的編輯變更時間、變更執行人和變更原因等。各版本的版本按“新舊”排序，排在最前的為最新版本，排在最底是為初始版本。版本號為遞增式，如：A1、A2、A3……B1、B2、……，圖紙的初始版本號為A1。

三、保留圖紙版本的審批資訊

圖紙或文件變更後要通過相關人員的審批才能正式使用，在審批過程中稽覈人員會對圖紙存在的問題進行圈閱註釋等操作，這些操作都會被記錄下來，且不影響成圖，可作為後續重要的參考。

彩虹EDM並非單純的圖紙和文件版本管理工具，可對圖紙或文件檔案進行全生命週期管理的協同辦公平臺，實現企業圖紙檔案的線上建立、編輯、歸檔、許可權、借用、版本、拷貝、刪除、釋出回收、線上工作流程、檔案審批、即時通訊、快速搜尋、線上檢視、與辦公軟體整合等全面管控。