應用場景

先上一張大家都熟悉的截圖

這種格式再熟悉不過吧。有一級編號、二級編號、正文采用三級編號。我們知道，正文部分的編號如果是以1、2、3等方式表達，word能自動完成。但正文象這種採用多級編號來表達又怎麼處理呢？

我見過太多的人現在還採用純手工的方式輸入編號。文件這東西，一次性過稿的機率有多大呢？就象這個例項，上級審閱後指示在5.1.1前邊再加一條......

我不多說了，我們一起來回味一下。設想一下有N條需要修改。

好吧，好不容易加上了，編號也手動改好了。再次審閱後，領導還要在第五章前邊加一章，第五章就順延為第六章。那麼5.1.1就是6.1.1，5.1.2就是6.1.2。那要是後面還有N章呢？

我經歷過，可謂痛之深，恨之切。你能看到這裡，我相信絕對地感同身受。    

但是，如果這樣修改呢？

為了體現效果，段落內容我進行了刪減。

領導要在前邊加一章，並刪除現在的第5.1.3段落。

不管是新增還是刪除段落，後面的編號全部自動更新，有沒有一種輕鬆的感覺。

終於輕鬆了，分享實現方法

關鍵詞：樣式、多級列表

要實現這個操作，必須要知道word的兩樣法寶：樣式和多級列表。這兩樣法寶都在“開始”選單下。

樣式可以新增，除了內建的樣式外都可以刪除。

新增樣式

在這裡我們要新增一個正文樣式，word內建的正文樣式不用理會。新增樣式的名稱隨意，我取名為“編號正文”。一級標題和二級標題就採用內建的“標題1”和“標題2”樣式。

點選“建立樣式”

輸入一個名稱，點選“確定”

樣式庫中已成功新增建立的樣式

聯接多級列表

點選多級列表圖示，再點選“定義新的多級列表”

我的標題都不打算縮排，可以一次性設定所有標題的縮排。

點選“設定所有級別”，把該對話方塊中的值都設為”0“，點選”確定“。

連結樣式

第一、二級分別連結到標題1、標題2，第三級連結到我們剛才建立的“正文編號”。

各級標題都在“編號之後”下選擇“空格”

確定後在樣式庫發現“正文編號”樣式已新增編號，幫助我們預覽樣式。

應用樣式到文件中

樣式的應用非常簡單，在輸入內容的時候直接點選“樣式庫”中的樣式就可以了。

如果在已經輸入完成的文件中應用樣式，游標定位的段落中任意位置，再點選樣式庫中的樣式即可。

因為我在前邊已經有了三個章節，所以本章是從第四章開始。

通過這種方式新增的編號，完全杜絕了因為後期更改文件內容而產生的編號混亂的情況。我們要做的就僅僅是輸入文件時點選一下滑鼠。或者鍵盤：tab和shift tab

tab和shift tab是什麼鬼？

鍵盤進行升降級更方便。所謂升降級，就是對標題的級數進行升降操作。有時候難免要把一級標題降為二級標題。

請記住兩個快捷鍵：tab:降級操作；shift tab:升級操作。

比如現在我要把4降為二級標題，前邊是第三章，那麼4降級後就是第三章下的二級標題，即3.1

滑鼠操作：

鍵盤操作：點選需要升降級的編號。tab或shift tab可快速操作。

讓編號更具中國化

剛才說到第一章、第二章等編號。實際上文件中是以1、2等數字表示的。能不能讓標題直接生成第一章、第二章等樣式呢？換一種說法，能不能把文件中已經設定完成的編號一次更換呢？把一級標題統一更換為第N章。

不好意思，我能！    

來操作吧

進入定義新多級列表，選擇此級別的編號樣式為一、二、三（簡）

在“一”的兩側分別輸入“第和章”字

二級好象不對

勾選“正規形式編號”，即可正常編號，第三級同樣操作。

確定以後，文件中的一級標題已更新。

樣式對文件內容起絕對的約束作用。只要應用了樣式，我們要更改文件格式就可以通過樣式的修改快速完成。現在，我要取消所有正文的縮排。正文我們統一都應用的“編號正文”樣式，所以對“編號正文”樣式進行更改即可。

學會快速選擇

要進行批量更改，我們得了解下word的快速選擇功能。

在樣式庫的旁邊，有一個“選擇”按鈕，點選後下拉中有一個“選擇格式相似的文字“選項，記住它。後面的操作將應用這個選項。

批量修改格式

在樣式庫”編號正文“樣式右鍵，選擇”修改“。

點選“格式”，這裡能對樣式的字型、段落、製表位等進行設定。我們點選“段落”即可。

在“特殊”選項下，我剛才設定的是“首行”，縮排量為“2字元”，現在我設為“無”，點選確定。

我們發現，正文並沒有應用我們的修改，仍然是首行縮排狀態。這時就要用到剛才說的“選擇格式相似的文字”選項了。

游標定位於任意正文段落，執行“選擇格式相似的文字”選項，即選中了整篇文件的正文。

滑鼠點選一下樣式庫中的“編號正文”樣式。可以看到，正文已經全部取消了首行縮排。

同理，對各級標題的更改都執行相同的操作。

總結

養成文件應用樣式的習慣，不僅解脫了我們編號的苦惱。而且有利於我們執行批量選擇，幾百頁上千頁的文件，如果要一個個地選擇也相當麻煩。

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