檔案歸檔怎麼做(檔案如何歸檔方便查詢)
現在電子發票全面普及,大部分人都採取的都還是列印報銷的方法,並沒有按照國家政策要求,對電子發票就行原件歸檔!就算有人做了,但是他歸檔的原件並不是真正的原件,也不被國家認可!
一些聰明的公司,就會想到使用三方工具來幫助解決這些問題。例如我們公司使用的《電子發票查重工具》就可以做到。員工先使用員工版,通過原件識別上傳發票,格式不正確的發票原件,是根本無法通過識別上傳的!格式正確的原件,可以直接識別上傳。
上傳後,會計就可以使用《電子發票查重工具》會計版進行稽覈,稽覈通過後系統自動儲存並生成臺賬,完美解決了原件歸檔問題。如果會計配置完善相關功能後,還可以稽覈時對發票進行查重、自動驗證真偽,這樣操作下來,就可以做到查重、驗真、原件歸檔。完成了國家對電子發票報銷入賬的全部要求!
這個方法能夠排除90%不是原件的發票原始檔。剩下的10%,就需要會計收到發票後,就需要會計自行判斷。
但是在使用過程中,有使用者發現了,為什麼我的有些“原件”無法上傳呢?這個就是因為你以為的原件,並不是真正的原件!
根據國家要求,從開票系統開出,含有電子簽名資訊的,沒有經過任何格式轉換的,具有多重電子防偽技術的pdf或者ofd格式檔案,才是真正的可歸檔的原件!
像拍照、截圖、轉換格式的都不是原件!所以【電子發票查重工具】也不支援識別。
下面教你三種電子發票原件下載方法:
方法一:進入開票軟體——點選發票管理,已開發票查詢——選擇該張發票後的“檢視原票”——在該頁面選擇對應的原件下載下來;
方法二:開發票開具電子發票後,可通過二維碼或者郵件傳送給受票方,而受票方就可以直接通過二維碼或者郵箱去下載原件了;
方法三:如果是新版電子發票,可以先去國稅官網查詢真偽,查詢後就可以直接下載ofd格式檔案。
這幾種方法下載下來的原件就是可以被《電子發票查重工具》識別,並且國家認可歸檔的原件了!